Afspraken Beheren

Wat kun je hiermee?

• Alle afspraken doorbladeren, zoeken en filteren op datum, status, bezorgmethode, locatie of trefwoord
• Afspraakstatus wijzigen (In Behandeling, Offerte, Goedgekeurd, Geannuleerd, Voltooid) en automatische meldingen triggeren
• Elk afspraakdetail bewerken: reparaties, prijzen, datum/tijd, klantgegevens en bezorgmethode
• Je afspraakgegevens exporteren naar CSV voor rapportage of boekhouding
• Alle onvoltooide afspraken in een keer als voltooid markeren
• Nieuwe afspraken handmatig aanmaken vanuit het adminpaneel

Waar vind je het?

1. Ga in de WordPress admin naar RepairPlugin in de linkerzijbalk.
2. Klik op Appointments.

De Afspraken-pagina laadt direct en toont alle boekingen in omgekeerd chronologische volgorde. Er is geen extra subnavigatie nodig.

https://www.repairplugin.com/wp-admin/admin.php?page=wp_repair_appointments

Hoe stel je het in?

Afspraken bekijken

Elke rij in de afsprakenlijst toont een samenvatting met:

• Afspraaknummer -- Een uniek referentienummer (bijv. #1042).
• Apparaat -- Categorie, merk en model (bijv. Smartphones > Apple > iPhone 15 Pro).
• Reparaties -- De geselecteerde reparatie(s) en prijs. Voor reparaties die via Dynamische Prijzen (Growth of Scale plan) zijn geprijsd, verschijnt een klein info-icoon naast de reparatienaam. Klik erop om de volledige prijsopbouw te zien: leverancier, SKU, inkoopprijs, valutaconversie, aangepaste prijsregels, marge, belasting en afronding. Hiermee kun je exact traceren hoe de uiteindelijke prijs is berekend. Een View More Details-knop in de tooltip opent nog meer informatie.
• Klant -- Naam, telefoon, e-mail. Bedrijfsnaam indien van toepassing.
• Bezorgmethode -- Langskomen in de winkel, Apparaat opsturen, Ophaalservice of Reparatie op locatie.
• Datum & Tijd -- De geplande afspraakdatum en -tijd.
• Locatie -- De winkellocatie die aan de boeking is toegewezen.
• Status -- De huidige status van de afspraak.

Klik op een afspraakrij om deze uit te klappen en alle details te bekijken.

https://www.repairplugin.com/wp-admin/admin.php?page=wp_repair_appointments

Afspraken filteren

Gebruik de filterbalk bovenaan de pagina om resultaten te verfijnen:

1. Zoeken -- Vrije-tekst zoekopdracht over afspraaknummer, apparaat, reparaties, klantnaam, telefoon, e-mail, prijs, klanttype en status.
2. Van datum / Tot datum -- Filter afspraken binnen een specifiek datumbereik.
3. Klanttype -- Filter op Particulier of Zakelijk.
4. Locatie -- Filter op winkellocatie.
5. Status -- Filter op In Behandeling, Offerte, Goedgekeurd, Geannuleerd, Prijs op Aanvraag of Voltooid.
6. Bezorgmethode -- Filter op de bezorgmethode die de klant heeft gekozen.
7. Session Start URI -- Filter op de pagina vanwaar de klant de boekingssessie is gestart (of "Untracked" voor onbekend).

Klik op de knop Search om filters toe te passen. Filters kunnen worden gecombineerd.

Afspraakstatus wijzigen

Elke afspraak heeft een status die je kunt wijzigen:

1. Klap de afspraak uit door op de rij te klikken.
2. Klik op de knop Update Status.
3. Selecteer de nieuwe status uit het dropdown.
4. Bevestig de wijziging.

De beschikbare statussen zijn:

Het wijzigen van een status kan automatische e-mailnotificaties naar de klant triggeren, afhankelijk van je notificatie-instellingen (zie E-mailnotificaties).

Boekingen automatisch goedkeuren

In plaats van elke afspraak handmatig van In Behandeling naar Goedgekeurd te wijzigen, kun je automatische goedkeuring per bezorgmethode inschakelen:

1. Ga naar RepairPlugin > Settings > Checkout & Discount.
2. Klap een bezorgmethode uit (bijv. Come By Our Store).
3. Schakel Automatically Approve Bookings in.

Wanneer ingeschakeld, slaan nieuwe boekingen met die bezorgmethode de status In Behandeling over en gaan direct naar Goedgekeurd. De klant ontvangt de goedkeuringsbevestiging in plaats van het "in behandeling"-bericht.

Een afspraak bewerken

Klik op het Bewerk-icoon bij een afspraakrij om de bewerkpopup te openen. Je kunt het volgende aanpassen:

https://www.repairplugin.com/wp-admin/admin.php?page=wp_repair_appointments

• Klantgegevens -- Naam, telefoon, e-mail, bedrijfsnaam.
• Reparaties -- Geselecteerde reparaties toevoegen, verwijderen of wijzigen en hun prijzen.
• Upsales -- Upsale-items toevoegen of verwijderen.
• Datum & Tijd -- De afspraak verzetten.
• Bezorgmethode -- De bezorgmethode wijzigen.
• Locatie -- Toewijzen aan een andere winkellocatie.
• Opmerkingen -- Klantnotities bekijken of bijwerken.
• Aangepaste velden -- Antwoorden op aangepaste checkout-velden bekijken.

Klik op Update Appointment om wijzigingen op te slaan.

Prijzen instellen voor "Prijs op Aanvraag" reparaties

Als een afspraak reparaties bevat met "Prijs op Aanvraag":

1. Klap de afspraak uit.
2. Klik op de knop Set Price (geel).
3. Voer de prijs in voor de reparatie.
4. Sla de prijs op.

De "Prijs op Aanvraag"-badge van de afspraak wordt dienovereenkomstig bijgewerkt. Je kunt configureren of afspraken met POR-reparaties überhaupt zijn toegestaan onder Settings > Checkout & Discount > Price on Request.

Alles als voltooid markeren

Om alle huidige onvoltooide afspraken in bulk als voltooid te markeren:

1. Klik op de knop Mark All As Completed bovenaan de pagina.
2. Bevestig de actie.

Dit wijzigt de status van alle afspraken met de status In Behandeling, Goedgekeurd of Prijs op Aanvraag naar Voltooid. Afspraken die gefilterd zijn op de huidige zoek-/filtercriteria worden beïnvloed.

Afspraken exporteren

Om afspraakgegevens als CSV-bestand te exporteren:

1. Klik op de knop Export CSV bovenaan de pagina.
2. De browser downloadt een CSV-bestand met de naam appointments-YYYY-MM-DD_HH-MM-SS.csv.

De export bevat alle afspraakdetails: afspraaknummer, datum, tijd, apparaat, reparaties, klantgegevens, bezorgmethode, locatie, status en prijzen.

Handmatig een nieuwe afspraak aanmaken

Je kunt afspraken direct vanuit het adminpaneel aanmaken zonder het frontend boekingsformulier te doorlopen. Dit is handig voor telefonische bestellingen, inloopklanten of boekingen die speciale afhandeling nodig hebben.

1. Klik op de knop Add New Appointment bovenaan de Afspraken-pagina.
2. Er verschijnt een popup met twee secties: Customer Details en Order Details.

https://www.repairplugin.com/wp-admin/admin.php?page=wp_repair_appointments

Klantgegevens:

3. Voer het e-mailadres van de klant in en klik op de knop Find. Als er een overeenkomende klant wordt gevonden, worden de overige velden automatisch ingevuld.
4. Vul First Name, Last Name en Phone in.
5. Vul optioneel adresvelden in: House No., Street, City, Zipcode en Country.
6. Selecteer het Customer Type (Particulier of Zakelijk). Bij Zakelijk verschijnt een veld Business Name.
7. Kies de Language voor de notificaties aan de klant.
8. Voeg Notes toe of vul aangepaste checkout-velden in (indien geconfigureerd in Checkout Veldeditor).

Ordergegevens:

9. Selecteer een Delivery Method (Langskomen, Apparaat Opsturen, Ophaalservice of Reparatie op Locatie).
10. Selecteer een Location (de winkel die de reparatie afhandelt).
11. Stel de Date en Time in voor de afspraak (alleen getoond voor bezorgmethoden die planning vereisen).
12. Selecteer het Model uit het dropdown (zoek op naam).
13. Selecteer de Color van het apparaat.
14. Kies een initiële Status (In Behandeling, Goedgekeurd, Prijs op Aanvraag, Voltooid of Geannuleerd).
15. Klik onder Repairs op Add Repair om een of meer reparaties te selecteren. Elke reparatie toont een prijsveld dat je kunt aanpassen.
16. Klik onder Upsales op Add Upsale om optionele extra's toe te voegen.
17. Voeg optioneel een Service Method Cost, Priority Cost / Discount, Combo Discount, Coupon Discount of Payment Method Cost / Discount toe.

Opslaan:

18. Klik op Add Appointment om op te slaan zonder de klant te melden, of Add & Notify om op te slaan en een bevestigingsmail te versturen.

Instellingenoverzicht

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen

• Boekingsproces Stappen
• Overzicht Bezorgmethoden
• E-mailnotificaties
• Planning & Tijdsloten
• Checkout Veldeditor
• Analyse Dashboard
• Uitgebreide Locaties
• Google Agenda
• Checklist Vooraf
• Reparatie Workflow
• Webhooks
• Dynamische Prijzen